4. Quartal 2023
Das DMS ist in Betrieb. In den vergangenen Monaten wurden verschiedene Schnittstellen zur digitalen Poststelle und zum Fachverfahren der Wohngeldstelle integriert.
Erste interne Schulungen sind erfolgt und weitere terminiert.
Das DMS wurde um eine Workflow-Komponente und einen PDF-Kompressor erweitert.
2. Quartal 2023
In den vergangenen Monaten wurden die Serverapazitäten signifikant erhöht und in Anbetracht des Projekts "Neues Stadthaus" zwei Ausbaustufen übersprungen. Das nun bestehende System unterstützt ca. 400 Anwenderinnen und Anwender.
Als erste Abteilung wird die Wohngeldstelle im Juli 2023 an das DMS angebunden.
1. Quartal 2023
Der Kick-off bei der Stadt Bergisch Gladbach ist erfolgt, der konkrete Projektablauf wurde mit dem DMS-Anbieter vereinbart. Aufgrund mangelnder Serverkapazitäten kann die Installation des Systems erst im 2. Quartal erfolgen.
4. Quartal 2022
Das Vergabeverfahren ist abgeschlossen. Anfang Dezember 2022 kam es zur Auftragsvergabe. Die interne Kommunikation der künftigen DMS-Lösung wird vorbereitet.
3. Quartal 2022
Das europaweite, mehrstufige Ausschreibungsverfahren zur Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems startete im Juni 2022 und wird voraussichtlich das gesamte dritte Quartal in Anspruch nehmen.
2. Quartal 2022
Im Zuge der Ausschreibungsvorbereitungen wurde ein vierter Pilotbereich hinzugezogen, mit dessen Unterstützung ein zusätzlicher Praxistest der Realisierung von automatisierten Prozessen zwischen Dokumentenmanagementsystem und Fachanwendung erfolgen kann. Es handelt sich um die Wohngeldstelle des Fachbereichs 2.
1. Quartal 2022
Die Stadt Bergisch Gladbach sieht zur Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems ein mehrstufiges Ausschreibungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vor. Auf diese Weise können die angebotenen Systeme vor der abschließenden Auswahl weitergehend technisch und inhaltlich geprüft werden. Beispielsweise können Schnittstellen einem Praxistest unterzogen und auch die Nutzungsfreundlichkeit der Software umfassend beurteilt werden.
Das Vergabeverfahren erfolgt mithilfe externer Unterstützung durch ein Beratungsunternehmen, welches umfassende Erfahrung bei der Auswahl und Ausschreibung von Dokumentenmanagementsystemen in der öffentlichen Verwaltung vorweisen kann.
4. Quartal 2021
Die Erhebung des Anforderungsprofils an ein für die Stadt Bergisch Gladbach geeignetes DMS wird derzeit abgeschlossen. Ein Abschlussbericht bzw. eine Ergebnispräsentation erfolgen erst nach Erstellung dieses Sachstandsberichtes, jedoch voraussichtlich vor der nächsten Sitzung des Hauptausschusses.
Eine erste Markterkundung wird bereits betrieben. Durch Produktpräsentationen und den Austausch mit Behörden, welche bereits unterschiedliche Softwarelösungen nutzen, verschafft sich das Kernteam, bestehend aus der Stabsstelle Digitalisierung, dem IT-Service, der Organisationsentwicklung und dem Stadtarchiv, einen Überblick über den Markt und die gelebte Praxis.
Die Stadt Bergisch Gladbach befindet sich unter anderem mit dem Landschaftsverband Rheinland im Austausch; Sowohl zu konkreten Software- und Hardwarelösungen, als auch zur DMS-Einführung im Allgemeinen.
3. Quartal 2021
Die Bestandsaufnahme zur Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems nähert sich dem Abschluss.
Zwischen dem 12. und 23. Juli 2021 wurden erste Interviews mit den am Projekt beteiligten Querschnittsbereichen Organisationsentwicklung, IT-Service und Stadtarchiv durchgeführt. Die von der PD Beratungsgesellschaft geführten Interviews dienten der Bestandsaufnahme der vorhandenen technischen und organisatorischen Gegebenheiten und wurden von Stabsstelle Digitalisierung begleitet.
Unterdessen wurden potentielle Pilotbereiche, die an einer frühzeitigen DMS-Anbindung in der Einführungsphase interessiert sind, unter Einbindung der Fachbereichsleitungen ermittelt. Die durch Organisationsentwicklung und Stabsstelle Digitalisierung unter Einbeziehung der PD Beratungsgesellschaft ausgewählten Pilotbereiche sind:
- Fachbereich 5 - Betriebskosten, Zuschusswesen
- Fachbereich 3 - Zentrale Vergabestelle
- Fachbereich 1 - Betriebliches Gesundheitsmanagement
In der Zeit vom 28. Juli bis zum 13. August 2021 erfolgten Interviews und Analyse-Workshops in den genannten Bereichen. Ziel der Workshops war die Aufnahme einzelner konkreter Verwaltungsabläufe unter technischer und organisatorischer Betrachtung, im Hinblick auf den Einsatz eines DMS.
Am 18. August 2021 wurden in einem Analyse- und Umsetzungsworkshop unter den Bereichen Organisationsentwicklung, IT-Service, Stadtarchiv und der Stabsstelle Digitalisierung Aufgaben und Zeitziele für den Fortlauf des Projektes vereinbart. Die daraus resultierende Roadmap sieht einen weiterhin eng getakteten Zeitplan vor.
Aktuell werden in einer Verwaltungsweiten Abfrage die in den unterschiedlichen Fachämtern verwendeten Softwareverfahren und deren Einsatzweise ermittelt. Die Anbindungsmöglichkeiten über Schnittstellen sind ein zentrales Auswahlkriterium für ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem. Fachverfahren und DMS sollen im Idealfall so miteinander verknüpft werden, dass ein durchgängiger Prozess entsteht und keine Medienbrüche aufkommen, durch die Daten manuell von einem Programm ins andere übertragen oder zur Archivierung ausgedruckt werden müssen.
Die auf dem Markt befindlichen Dokumentenmanagementsysteme sind von Haus aus mit einigen Schnittstellen ausgestattet – die Auswahl der Fachanwendungen, die DMS-Anbieter hierbei bereits berücksichtigen, unterscheiden sich jedoch erheblich.
Das Fachverfahrensverzeichnis ist der letzte notwendige Baustein um in die Markterkundung überzugehen.
2. Quartal 2021
Im Juni 2021 beginnt die Stadtverwaltung mit dem Auswahlprozess eines verwaltungsweiten Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Unter breiter Einbindung der Verwaltungs- und Zentralbereiche soll innerhalb der nächsten sechs Monate ein DMS ermittelt werden, dass möglichst allen Fachabteilungen belastbare Mehrwerte bietet und bestmögliche Anbindungen an die unterschiedlichen Fachanwendungen vorweist.
Da sich das DMS auf technischer Ebene auf weitere Maßnahmen, wie Scanstrategie, digitale Poststelle und Aktenplan auswirkt und zudem die tägliche Arbeit vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung betreffen wird, wurde bewusst ein ausreichend langer Planungs- und Realisierungszeitraum gewählt. Somit soll neben der Ermittlung einer geeigneten Lösung besonders die Mitnahme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genügend Raum erhalten und eine nachhaltige Grundlage für den späteren Veränderungsprozess durch die Einführung des zentralen DMS geschaffen werden.