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Aktuelle Roadmap der E-Government-Strategie

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ROADMAP

Änderungshistorie

28.03.2022
Der Beginn der Konzeptionsphase zum Aufbau des Prozessmanagements wurde vom ersten auf das zweite Quartal 2022 verschoben. Der Beginn der Umsetzungsphase ist weiterhin für das dritte Quartal vorgesehen.

HANDLUNGSFELD 1
„DIGITALE SCHRIFTGUTVERWALTUNG“

1.1 Zentrales Dokumentenmanagementsystem

2. Quartal 2022

Im Zuge der Ausschreibungsvorbereitungen wurde ein vierter Pilotbereich hinzugezogen, mit dessen Unterstützung ein zusätzlicher Praxistest der Realisierung von automatisierten Prozessen zwischen Dokumentenmanagementsystem und Fachanwendung erfolgen kann. Es handelt sich um die Wohngeldstelle des Fachbereichs 2.

1. Quartal 2022

Die Stadt Bergisch Gladbach sieht zur Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems ein mehrstufiges Ausschreibungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb vor. Auf diese Weise können die angebotenen Systeme vor der abschließenden Auswahl weitergehend technisch und inhaltlich geprüft werden. Beispielsweise können Schnittstellen einem Praxistest unterzogen und auch die Nutzungsfreundlichkeit der Software umfassend beurteilt werden.

Das Vergabeverfahren erfolgt mithilfe externer Unterstützung durch ein Beratungsunternehmen, welches umfassende Erfahrung bei der Auswahl und Ausschreibung von Dokumentenmanagementsystemen in der öffentlichen Verwaltung vorweisen kann.

4. Quartal 2021

Die Erhebung des Anforderungsprofils an ein für die Stadt Bergisch Gladbach geeignetes DMS wird derzeit abgeschlossen. Ein Abschlussbericht bzw. eine Ergebnispräsentation erfolgen erst nach Erstellung dieses Sachstandsberichtes, jedoch voraussichtlich vor der nächsten Sitzung des Hauptausschusses.

Eine erste Markterkundung wird bereits betrieben. Durch Produktpräsentationen und den Austausch mit Behörden, welche bereits unterschiedliche Softwarelösungen nutzen, verschafft sich das Kernteam, bestehend aus der Stabsstelle Digitalisierung, dem IT-Service, der Organisationsentwicklung und dem Stadtarchiv, einen Überblick über den Markt und die gelebte Praxis.

Die Stadt Bergisch Gladbach befindet sich unter anderem mit dem Landschaftsverband Rheinland im Austausch; Sowohl zu konkreten Software- und Hardwarelösungen, als auch zur DMS-Einführung im Allgemeinen.

3. Quartal 2021


Die Bestandsaufnahme zur Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems nähert sich dem Abschluss.

Zwischen dem 12. und 23. Juli 2021 wurden erste Interviews mit den am Projekt beteiligten Querschnittsbereichen Organisationsentwicklung, IT-Service und Stadtarchiv durchgeführt. Die von der PD Beratungsgesellschaft geführten Interviews dienten der Bestandsaufnahme der vorhandenen technischen und organisatorischen Gegebenheiten und wurden von Stabsstelle Digitalisierung begleitet.

Unterdessen wurden potentielle Pilotbereiche, die an einer frühzeitigen DMS-Anbindung in der Einführungsphase interessiert sind, unter Einbindung der Fachbereichsleitungen ermittelt. Die durch Organisationsentwicklung und Stabsstelle Digitalisierung unter Einbeziehung der PD Beratungsgesellschaft ausgewählten Pilotbereiche sind:

  • Fachbereich 5 - Betriebskosten, Zuschusswesen
  • Fachbereich 3 - Zentrale Vergabestelle
  • Fachbereich 1 - Betriebliches Gesundheitsmanagement

In der Zeit vom 28. Juli bis zum 13. August 2021 erfolgten Interviews und Analyse-Workshops in den genannten Bereichen. Ziel der Workshops war die Aufnahme einzelner konkreter Verwaltungsabläufe unter technischer und organisatorischer Betrachtung, im Hinblick auf den Einsatz eines DMS.

Am 18. August 2021 wurden in einem Analyse- und Umsetzungsworkshop unter den Bereichen Organisationsentwicklung, IT-Service, Stadtarchiv und der Stabsstelle Digitalisierung Aufgaben und Zeitziele für den Fortlauf des Projektes vereinbart. Die daraus resultierende Roadmap sieht einen weiterhin eng getakteten Zeitplan vor.

Aktuell werden in einer Verwaltungsweiten Abfrage die in den unterschiedlichen Fachämtern verwendeten Softwareverfahren und deren Einsatzweise ermittelt. Die Anbindungsmöglichkeiten über Schnittstellen sind ein zentrales Auswahlkriterium für ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem. Fachverfahren und DMS sollen im Idealfall so miteinander verknüpft werden, dass ein durchgängiger Prozess entsteht und keine Medienbrüche aufkommen, durch die Daten manuell von einem Programm ins andere übertragen oder zur Archivierung ausgedruckt werden müssen.

Die auf dem Markt befindlichen Dokumentenmanagementsysteme sind von Haus aus mit einigen Schnittstellen ausgestattet – die Auswahl der Fachanwendungen, die DMS-Anbieter hierbei bereits berücksichtigen, unterscheiden sich jedoch erheblich.

Das Fachverfahrensverzeichnis ist der letzte notwendige Baustein um in die Markterkundung überzugehen.

2. Quartal 2021

Im Juni 2021 beginnt die Stadtverwaltung mit dem Auswahlprozess eines verwaltungsweiten Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Unter breiter Einbindung der Verwaltungs- und Zentralbereiche soll innerhalb der nächsten sechs Monate ein DMS ermittelt werden, dass möglichst allen Fachabteilungen belastbare Mehrwerte bietet und bestmögliche Anbindungen an die unterschiedlichen Fachanwendungen vorweist.

Da sich das DMS auf technischer Ebene auf weitere Maßnahmen, wie Scanstrategie, digitale Poststelle und Aktenplan auswirkt und zudem die tägliche Arbeit vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung betreffen wird, wurde bewusst ein ausreichend langer Planungs- und Realisierungszeitraum gewählt. Somit soll neben der Ermittlung einer geeigneten Lösung besonders die Mitnahme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genügend Raum erhalten und eine nachhaltige Grundlage für den späteren Veränderungsprozess durch die Einführung des zentralen DMS geschaffen werden.

1.2 Scan-Strategie inkl. digitaler Poststelle

2. Quartal 2022

Die Besichtigung digitaler Poststellen anderer Behörden wurde schnell deutlich, dass es keine einheitliche Herangehensweise an den Aufbau und Betrieb einer digitalen Poststelle in der öffentlichen Verwaltung gibt. Ganz im Gegenteil – die Lösungen könnten kaum unterschiedlicher ausfallen. Aktuell werden rechtliche Vorgaben ermittelt und unter der Berücksichtigung der Erfahrungen anderer Behörden ein erstes Konzept für die Stadtverwaltung Bergisch Gladbach erstellt. Dieses soll mithilfe der DMS-Pilotbereiche erprobt und weiterentwickelt werden.

Das Konzept wird auf das frühe ersetzende scannen analoger Dokumente an zentraler Stelle ausgerichtet. Ausgehend von der Scanstelle sollen anschließend die Digitalisate über das Dokumentenmanagementsystem verteilt werden.

Aufgrund der engen Verknüpfung beider Systeme wurde die Bereitstellung einer teilautomatisierten Scan-Lösung mit in die Ausschreibung des Dokumentenemanagementsystems aufgenommen.

4. Quartal 2021

Am 4. Oktober 2021 fand der erste Vorbereitungstermin mit der Organisationsentwicklung, dem Stadtarchiv und der Stabsstelle Digitalisierung statt. Weitere Beteiligte, wie der Zentrale Service, der IT-Service und der Personalrat werden nun hinzugezogen.

Um ein grundlegendes Verständnis für die technische und organisatorische Praxis zu erlangen, fand eine kurzfristige Besichtigung der Poststelle des LVR statt. Hieran haben die Organisationsentwicklung und die Stabsstelle Digitalisierung teilgenommen.

Für den 18. November 2021 ist eine virtuelle Besichtigung der Post- und Scanstelle der Bezirksregierung Detmold vorgesehen.

Nach dem ersten Austausch werden voraussichtlich gleichartige Besichtigungstermine im größeren Personenkreis erfolgen.

1.3 Einheitlicher Aktenplan

4. Quartal 2021

Die Arbeit mit elektronischen Akten innerhalb eines DMS erfordert die Einhaltung eines einheitlichen Aktenplans. Die Stadt Bergisch Gladbach verwendet aktuell auf Grundlage eines Musteraktenplans aus dem Jahr 2003 eine teils sehr umfangreiche und detaillierte Struktur.

Seit einigen Jahren empfiehlt die KGSt produktbasierte Aktenpläne, die kongruent zu den Produkteplänen/-listen strukturiert sind. Diese sind erheblich schlanker und übersichtlicher. Mit der Einführung des DMS soll solch ein zeitgemäßer produktbasierter Aktenplan zum Einsatz kommen.

Er ersetzt die zahlreichen, teils zu detaillierten Teilaktenpläne, die aktuell vorgegeben sind. Die Einführung des neuen Aktenplans erfolgt zunächst sukzessive und abteilungsweise, parallel zur Einführung des DMS.
Aktuell führt das Stadtarchiv Gespräche mit den Schriftgutverantwortlichen der unterschiedlichen Fachbereiche um den künftigen, produktbasierten Aktenplan auf die Stadt Bergisch Gladbach zuzuschneiden.

Die Verzahnung der Maßnahmen des Handlungsfeldes „Digitale Schriftgutverwaltung“ ist durch die Beteiligung der Stabsstelle Digitalisierung, der Organisationsentwicklung, des IT-Services und des Stadtarchivs in allen drei Kernteams gewährleistet.

HANDLUNGSFELD 2
„DIGITALER BÜRGERSERVICE“

2.1 Zentrales Serviceportal

Zum Dashboard "Betrieb des Serviceportals und Onlinezugang zu Verwaltungsdienstleistungen".

1. Quartal 2022

Im Januar war das Zahlverfahren paydirekt kurzzeitig im Serviceportal der Stadt Bergisch Gladbach freigeschaltet. Das Angebot wurde augenblicklich von Bürgerinnen und Bürgern genutzt.

Bei der Anbindung des Onlinebezahlverfahrens an die Buchungssysteme der Stadtverwaltung sind jedoch technische Hürden aufgetreten, die der Nachverfolgbarkeit und Automatisierung entgegenstehen. Die Stadt Bergisch Gladbach arbeitet mit paydirekt und der SIT an einer Lösung.

Update:
Die Onlinezahlung über Paydirekt wurde am 9. März 2022 wieder aktiviert.

4. Quartal 2021

Das Angebot des Serviceportals wird seit dem ersten Tag gut angenommen.

681 Urkunden wurden insgesamt im Monat Oktober im Standesamt angefordert
– davon 203 über das Serviceportal.

251 Meldebescheinigungen wurden insgesamt im Monat Oktober im Bürgerbüro angefordert
– davon 47 über das Serviceportal.

70 Melderegisterauskünfte wurden insgesamt im Monat Oktober im Bürgerbüro angefordert
– davon 7 über das Serviceportal

Auch verwaltungsseitig wird das Serviceportal sehr gut angenommen. Die Integration in die Prozesse des Standesamtes und des Bürgerbüros verlief völlig ohne zu erwartende „Kinderkrankheiten“.

Dringend ausbaubedürftig ist jedoch das Angebot der Zahlverfahren im Serviceportal. Die Beschränkung auf GiroPay ist ein von vielen Bürgerinnen und Bürgern genanntes Hindernis bei der Nutzung der digitalen Dienstleistungen.

Ein wesentliches Update für die nächste Ausbaustufe des Serviceportals steht seitens des Anbieters noch aus. Mit Erreichen der nächsten Ausbaustufe wird das Serviceportal eine zunehmend eigenständig nutzbare Plattform. Eine Live-Vorführung ist für diesen Zeitpunkt vorgesehen.

3. Quartal 2021


Das Serviceportal der Stadt Bergisch Gladbach befindet sich im Produktiv-Betrieb und bietet die Möglichkeit, erste Verwaltungsdienstleistungen online in Anspruch zu nehmen und anfallende Gebühren unter Verwendung von Onlinebezahlverfahren zu begleichen.

Nach den bereits integrierten Dienstleistungen aus Bürgerbüro und Standesamt (Urkundenanforderung, Meldebescheinigung, Melderegisterauskunft, Statusabfrage Pass/Personalausweis) werden derzeit weitere Services für die digitale Umsetzung und Bezahlung identifiziert und aufbereitet.

Die Umsetzung erfolgt durch Stabsstelle Digitalisierung unter weitreichender Mitwirkung der Organisationseinheiten Bürgerbüro, Ordnungsamt, Steuerwesen und Abfallwirtschaftsbetrieb.

Aus Perspektive der Bürgerinnen und Bürger wird die Einführung des Serviceportals sukzessive geschehen. Zunächst werden die mit den Mitteln des Portals realisierten Prozesse einzelne auf der städtischen Internetseite angebotene Dienstleistungen ersetzen.

Auf diese Weise kommen die mit der Umsetzung jedes Einzelprozesses gemachten Erfahrungen einer Weiterentwicklung der Gesamtanwendung zugute. Erstes Feedback aus der Bürgerschaft kann frühzeitig berücksichtigt werden und die Akzeptanz nachfolgend entwickelter Prozesse und des gesamten Serviceportals erhöhen.

Erst mit einer ausreichenden Sättigung an digitalen Serviceangeboten (mit Onlinebezahlmöglichkeit), soll das Portal zum Ausgangspunkt für die Suche nach sämtlichen Verwaltungsdienstleistungen werden – auch jenen, die nicht online abgewickelt werden können. Die Bürgerinnen und Bürger erhalten somit alle für Behördengänge relevanten Informationen an einer Stelle, unabhängig davon, ob die Dienstleistung noch analog erfolgt, bereits digitalisiert verfügbar ist oder aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen nicht digital abgebildet werden kann.

2. Quartal 2021

Die Südwestfalen-IT hat für die Stadt Bergisch Gladbach ein Serviceportal erstellt. Dieses stellt im Wesentlichen die Basisfunktionen Authentifizierung (über das Servicekonto.NRW), E-Payment (Bezahlfunktion), Kommunikation mit der Verwaltung und Dokumentenaustausch bereit. Das Serviceportal wird in den nächsten Wochen in Betrieb genommen und sukzessive mit digitalen Angeboten und Services angereichert werden.

Zu den ersten voll implementierten Dienstleistungen mit Anbindung an die Software der jeweiligen Fachabteilungen gehören:

  • Anforderung von Urkunden aus dem Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister
  • Meldebescheinigung beantragen
  • Einfache Melderegisterauskunft
  • Statusabfrage von Reisepass oder Personalausweis


Das Serviceportal befindet sich aktuell (Stand: 04. Juni 2021) in der Strukturierung und Gestaltung – Umzug und Aufbau der Inhalte sind weitestgehend priorisiert.

Bei der Implementierung weiterer Dienstleistungen liegt der Fokus zunächst auf den meistgefragten Services und solchen Dienstleistungen, die mit geringem Aufwand aus anderen an das Serviceportal angeschlossenen Kommunen adaptiert werden können.

Über das Servicekonto.NRW können sich Nutzerinnen und Nutzer mit unterschiedlichen Vertrauensstufen authentifizieren. Dies ist zurzeit über eine einfache Registrierung per E-Mail (niedrigste Vertrauensstufe) oder über eine Registrierung mit dem Personalausweis (höchste Vertrauensstufe) möglich.

2.2 Online-Verwaltungsleistungen

1. Quartal 2022

Zum Dashboard "Betrieb des Serviceportals und Onlinezugang zu Verwaltungsdienstleistungen".

4. Quartal 2021

Die Stabsstelle Digitalisierung arbeitet an einem Dashboard zur Abbildung jener Fortschritte der E-Government-Strategie, die zu einer Darstellung in Grafiken und Zahlen geeignet sind.

Bereits für diese Darstellungsform geeignet, sind die in der Umsetzungsphase befindlichen Maßnahmen „zentrales Serviceportal“ und „Online-Verwaltungsdienstleistungen“.

2.3 Open-Data-Lösungen

Der Beginn der Maßnahme ist für das erste Quartal des Jahres 2023 vorgesehen.

HANDLUNGSFELD 3
„DIGITALE ABWICKLUNG VON PROZESSEN“

3.1 E-Payment

1. Quartal 2022

Im Januar war das Zahlverfahren paydirekt kurzzeitig im Serviceportal der Stadt Bergisch Gladbach freigeschaltet. Das Angebot wurde augenblicklich von Bürgerinnen und Bürgern genutzt.

Bei der Anbindung des Onlinebezahlverfahrens an die Buchungssysteme der Stadtverwaltung sind jedoch technische Hürden aufgetreten, die der Nachverfolgbarkeit und Automatisierung entgegenstehen. Die Stadt Bergisch Gladbach arbeitet mit paydirekt und der SIT an einer Lösung.

Update:
Die Onlinezahlung über Paydirekt wurde am 9. März 2022 wieder aktiviert.

4. Quartal 2021

Das Onlinebezahlverfahren paydirekt kann seit einem Update des Anbieters nicht mehr fehlerfrei mit dem Serviceportal kommunizieren. Paydirekt arbeitet an einer Lösung.

Die Einrichtung eines städtischen PayPal-Accounts wird aktuell vorbereitet.

Die Verfügbarkeit dieser und gegebenenfalls weiterer stellt einen wesentlichen Faktor für die Akzeptanz des Serviceportals dar.

3. Quartal 2021


Die Onlinebezahlverfahren giropay und paydirekt wurden beschafft und in die Finanzsoftware des Fachbereichs 2 integriert. Beide Verfahren gehören zur gleichnamigen Marke giropay.

Das Bezahlverfahren giropay ermöglicht den Kontoinhaberinnen und Kontoinhaber der meisten Banken, unter Nutzung ihres Onlinebanking-Zuganges und einer Transaktionsnummer, eine sofort wirksame Überweisung zu tätigen. Das Bezahlverfahren ähnelt in seiner Funktionsweise der Sofortüberweisung des Anbieters Sofort GmbH, erhebt und verarbeitet jedoch nur die für den Prozess absolut notwendigen Daten.

Bei paydirekt handelt es sich ebenfalls um ein an das Girokonto angebundenes Bezahlverfahren, welches jedoch zur Auszahlung zumeist von einer Transaktionsnummer absieht und lediglich einen Login mit Passwort erfordert. Aus der Perspektive der Nutzerinnen und Nutzer hat die Zahlungsausführung somit große Ähnlichkeit mit dem Ablauf des weit verbreiteten Dienstes PayPal.

Die Einbindung von PayPal ist der nächste geplante Schritt.

2. Quartal 2021

Mit der Inbetriebnahme des Serviceportals werden bei der Stadt Bergisch Gladbach zugleich zwei Onlinebezahlverfahren (E-Payment) eingeführt.

Die Einrichtung der notwendigen Konten für die Bezahlverfahren giropay/paydirekt ist für Mitte Juni 2021 vorgesehen. Die Einbindung weiterer stark verbreiteter Onlinebezahlverfahren, wie beispielsweise PayPal, wird weiterhin technisch sowie rechtlich geprüf.

Anfallende Gebühren der oben genannten Dienstleistungen werden im Serviceportal von Anfang an online bezahlbar sein. Weitere Leistungen folgen sukzessive im Zuge der Prozessoptimierung, Digitalisierung und/oder Einbindung ins Portal.

3.2 Prozessmanagement

1. Quartal 2022

Ein System zur Prozessmodellierung befindet sich in der Beschaffung.

Der Beginn der Konzeptionsphase zum Aufbau des Prozessmanagements wurde vom ersten auf das zweite Quartal 2022 verschoben. Der Beginn der Umsetzungsphase ist weiterhin für das dritte Quartal vorgesehen.

4. Quartal 2021

Die Organisationsentwicklung nimmt derzeit eine mehrtägige Fortbildungsreihe zu Prozessmanagement in Anspruch. Zudem befindet sich die Abteilung im Erfahrungsaustausch mit den Städten Remscheid, Duisburg, Leverkusen, und dem Rheinisch-Bergischen Kreis. Die Fortbildungsveranstaltungen ermöglichen zudem viele Möglichkeiten zum informellen Erfahrungsaustausch mit Prozessverantwortlichen aus Unternehmen der freien Wirtschaft.

Eine erste Markterkundung von Softwarelösungen zu Prozessmodellierung und Prozessmanagement ist erfolgt. Die Organisationsentwicklung und die Stabsstelle Digitalisierung haben erste praktische Testläufe durchgeführt.

Es wird weiterhin angestrebt zum Jahreswechsel in die Beschaffung eines Systems einzusteigen.

3. Quartal 2021


Der Analyse- und Umsetzungsworkshop zum Dokumentenmanagementsystem stellte zugleich den Startschuss zur Weiterentwicklung des Prozessmanagements der Stadt Bergisch Gladbach dar.

Mit der Einführung eines DMS und der Anbindung der ersten Pilotbereiche, werden in zunehmendem Umfang Prozesse erhoben. Der im Prozessmanagement federführende Bereich Organisationsentwicklung führt aktuell in enger Abstimmung mit Stabsstelle Digitalisierung eine Markterkundung durch, um ein geeignetes Programm zur Unterstützung des Prozessmanagements zu identifizieren und die derzeit verwendete Software abzulösen.

Zudem erfolgen zielgerichtete Fortbildungen im Bereich Organisationsentwicklung.

Ein Vergabeverfahren für die Beschaffung einer neuen Prozessmanagement-Software wird zum Jahreswechsel angestrebt.

2. Quartal 2021

Als Auftakt für die (für das Gelingen der digitalen Transformation notwendigen) Prozessoptimierung im Rahmen der E-Government-Strategie hat Anfang Juni ein gemeinsames Kick-off-Meeting zwischen den betroffenen Zentralbereiche

stattgefunden. Angestrebt werden eine bessere Verzahnung und gemeinsame Prozessentwicklungs- und Umsetzungsförderung.

Zur Sicherstellung der Zielerreichung und Implementierung der E-Government-Strategie und aller damit zusammenhängenden Schritte und Notwendigkeiten werden für den folgenden Haushalt 2022/2023 zusätzliche Stellen beantragt. Dies wird aktuell intern geprüft.

3.3 E-Rechnungs-Workflow

Der Beginn der Maßnahme ist für das erste Quartal des Jahres 2023 vorgesehen.

HANDLUNGSFELD 4
„MODERNES ARBEITEN“

4.1 Moderne und mobile Arbeitsplatzausstattung

1. Quartal 2022

„Die aktuelle technische Lösung zur Teleheimarbeit wurde maßgeblich aufgrund der Pandemie ausgeweitet und orientiert sich an der gegenwärtigen Arbeitsplatzausstattung. Die Lösung weist eine hohe Skalierbarkeit bei geringen Kosten auf. Zudem war sie in turbulenten Zeiten unter Gewährleistung größtmöglicher Datensicherheit schnell umsetzbar!

Das derzeitige Konzept erfordert jedoch den Einsatz von zusätzlicher, privater Hardware der Mitarbeitenden und bietet wenig Perspektive für mobiles Arbeiten. Auch die Interoperabilität der technischen Lösung stößt zunehmend an ihre Grenzen.

Eine Maßnahme der IT-Strategie sieht daher in den nächsten Jahren die Umstellung auf eine virtuelle Desktop-Infrastruktur (VDI) vor. Betriebssystem und Programme werden hierbei nicht mehr auf dem lokalen Bürorechner betrieben – stattdessen wird der Betrieb auf zentralen Servern ausgeführt, unabhängig davon, ob die Nutzenden im Büro, unterwegs oder von Zuhause aus arbeiten. Aktuell konzipiert der IT-Service der Stadt Bergisch Gladbach zusammen mit externer Unterstützung die schrittweise Ablösung der gegenwärtigen technischen Strukturen durch VDI.

Der virtuelle PC-Arbeitsplatz soll künftig ortsunabhängig mit einem dienstlichen Laptop angesteuert werden können. Da der Austausch technischer Arbeitsplatzausstattung an den Turnus der vierjährigen Leasingverträge gebunden ist, wurde mit der Umstellung von Desktop-PCs auf Laptops bereits begonnen. Die Kopplung mit den gewohnten Peripheriegeräten wird durch Dockingstations vereinfacht.

Arbeitsplätze, die sich grundsätzlich nicht für mobiles Arbeiten oder Teleheimarbeit eignen (z.B. im Bürgerbüro) werden mit kleinen, am Monitor angebrachten Rechnern ausgestattet.

Sowohl flexible als auch ortsgebundene, neu einzurichtende Arbeitsplätze, werden aktuell mit höhenverstellbaren Schreibtischen ausgestattet.“

4. Quartal 2021

Die im letzten Bericht genannten Maßnahmen befinden sich weiterhin in Arbeit. (Konzepterarbeitung mit Bechtle AG, digitale Ausstattung der Besprechungsräume, Raumkonzept auf dem Zanders-Gelände und Musterarbeitsplatz)

Mit Microsoft wurde ein exklusiver Strategietag für die Stadt Bergisch Gladbach vereinbart, um deren Visionen der zukünftigen digitalen Arbeitsformen live zu erleben. Dieser findet am 24. November 2021 statt.

3. Quartal 2021


Eine Konzepterarbeitung zur künftigen technischen Umsetzung von Teleheimarbeit erfolgt derzeit durch den IT-Service mit externer Unterstützung der Bechtle AG.

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung ist die Einrichtung eines Musterarbeitsplatzes zu Demonstrationszwecken vorgesehen. Auf diese Weise soll eine moderne Arbeitsplatzausstattung nicht nur kommuniziert, sondern zudem erlebbar gemacht werden.

4.2 Moderne Raumkonzepte

1. Quartal 2022

Im Rahmen des Programms „Zukunftsorientierte Verwaltung", Programmfeld ‚Neue Arbeitswelten‘ wurden eine Tätigkeitsanalyse und eine Homeoffice-Befragung durchgeführt, deren Ergebnisse zur Entwicklung eines modernen Nutzungskonzeptes im neuen Verwaltungsgebäude beitragen sollen.

Um zu erarbeiten, wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen könnte, galt es zunächst zu erheben, wie die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung aktuell arbeiten und wie sie sich organisieren. Dies wurde durch eine Tätigkeitsanalyse und Homeoffice-Befragung ermittelt. Im Vorfeld fanden hierzu drei virtuelle Informationsveranstaltungen statt, zu denen alle interessierten Mitarbeitenden der Stadt Bergisch Gladbach eingeladen wurden. Im Nachgang wurden die Inhalte der Veranstaltungsreihe über das Intranet kommuniziert.

Nach der formalen Beteiligung des Personalrates, der Gleichstellungsbeauftragten und der Datenschutzbeauftragten wurden weiterhin die Führungskräfte in Form eines Informationsschreibens zur Mitwirkung aufgerufen.

In der Woche vom 24. bis zum 28.01.2022 haben die Mitarbeitenden der Fachbereiche 1, 2, 3 und 5 erfasst, wie oft sie beispielsweise Ruhe zum Arbeiten gebraucht haben, in Besprechungen waren oder unterwegs arbeiteten. Parallel dazu beantworteten die Mitarbeitenden der Fachbereiche in einer Homeoffice-Befragung Fragestellungen zur gegenwärtigen Situation und künftigen Bedarfen bei der Arbeit in den eigenen vier Wänden.

Von 433 angeschriebenen Mitarbeitenden haben insgesamt 177 Mitarbeitende an der Tätigkeitsanalyse teilgenommen. Von den ausgefüllten Erfassungsbögen sind 22 ungültig, weshalb lediglich 151 Rückmeldungen berücksichtigt werden konnten. Insgesamt 195 Mitarbeitende haben an der Homeoffice-Befragung teilgenommen. Aufgrund der relativ geringen Rückmeldequote werden die Ergebnisse in Abstimmung mit den jeweiligen Abteilungsleitungen derzeit nachgeschärft.

Auswertung und Analyse werden mit externer Unterstützung durchgeführt.

4. Quartal 2021

Die im letzten Bericht genannten Maßnahmen befinden sich weiterhin in Arbeit. (Konzepterarbeitung mit Bechtle AG, digitale Ausstattung der Besprechungsräume, Raumkonzept auf dem Zanders-Gelände und Musterarbeitsplatz)

Für ein besseres Verständnis, welche Möglichkeiten moderne Raumkonzepte bieten, wurde die Referenzetage des LVR besucht. In dieser Etage wurden Raumkonzepte zum aktivitätsbasierten Arbeiten durch den Einsatz moderner Arbeitsplatzausstattung und Raumaufteilung umgesetzt. An der Besichtigung nahmen Management Großprojekte, Organisationsentwicklung, Digitalisierung, IT und Personalrat teil. Der LVR stellvertretend durch die Fachbereichsleiterin „Ressourcen“, den Personalrat und der Stabsstelle Strategische Steuerungsunterstützung erklärte das Vorhaben ein neues Verwaltungsgebäude unter Berücksichtigung moderner Raumkonzepte zu bauen. Für die Konzeptionierung, Planung, Umsetzung und Kommunikation wird der LVR vollumfänglich extern begleitet.

3. Quartal 2021


Die städtischen Besprechungsräume werden sukzessive mit der notwendigen Technik für Hybridveranstaltungen ausgestattet. Dies ermöglicht das Abhalten von Konferenzen zwischen Personen in Präsenz unter Zuschaltung weiterer, virtuell anwesender Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Neue und bedarfsorientierte Raumkonzepte können nur mit einer modernen technischen Ausstattung entwickelt und umgesetzt werden. Aktuell wird in einem Pilotprojekt ein modernes Raumkonzept auf dem Zanders-Gelände geplant. Die dort eingerichteten Arbeitsplätze sollen nicht nur personenbezogen, sondern multifunktional genutzt werden können. Diesbezüglich stehen die Bereiche Organisationsentwicklung und IT-Service in engem Austausch.

4.3 Schulungs- und Fortbildungskonzept

3. Quartal 2021


Neben den fortlaufenden Schulungsangeboten in Standard-Anwendungen wie Word, Excel oder Outlook, orientiert sich das Angebot an konkreten technischen Neuerungen. Hierzu stehen die Bereiche IT-Service und Organisationsentwicklung in engem Austausch.

So werden beispielsweise für das Kommunikationstool Rainbow neben den vom IT-Service erstellten Kurzanleitungen und Nachschlagewerken auch Schulungen im Format von Sprechstunden angeboten.

Auch E-Learning stellt bereits einen festen Bestandteil des Wissenstransfers dar.

Weitere Fortbildungen werden geplant und angeboten, sobald die entsprechenden Schulungsbedarfe bekannt sind. Diese werden insbesondere mit fortschreitender Umsetzung der in der E-Government-Strategie beschlossenen Maßnahmen konkretisiert.

HANDLUNGSFELD 5
„KOMMUNIKATION UND VERÄNDERUNGSMANAGEMENT“

5 Kommunikation und Veränderungsmanagement

4. Quartal 2021

Offene Sprechstunden

Gemeinsam mit dem Personalrat hat die Stabsstelle Digitalisierung zwei offene Sprechstunden zum Thema Digitalisierung veranstaltet. Im ersten Termin kamen 40 interessierte Kolleginnen und Kollegen zusammen, im zweiten Termin 15.

Auch wenn die Teilnahmezahlen hinter den Erwartungen zurückgeblieben sind, waren die Sprechstunden inhaltlich und auch als Format ein Erfolg. Die Diskussionen förderten sowohl für die Teilnehmenden, als auch die Stabsstelle Digitalisierung und den Personalrat nützliche Informationen zutage. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer wurden im Anschluss an die Veranstaltungen um ein kurzes Feedback per Online-Umfrage gebeten. Zwei Drittel nahmen diese Möglichkeit wahr – die Resonanz war sehr positiv.

Die Stabsstelle Digitalisierung wird als Folgeformat weiterhin Sprechstunden anbieten. Diese werden künftig maßnahmenbezogen sein und konkrete Schwerpunkte haben.

Da es besonders im kleineren Termin mit 15 Beteiligten zu einer offenen und dynamischen Auseinandersetzung mit den Inhalten kam, sind voraussichtlich kleine, jedoch regelmäßige Veranstaltungen das Mittel der Wahl. Der Austausch der Teilnehmenden untereinander und über den Tellerrand der eigenen Fachabteilungen hinweg, stellt einen zusätzlichen Gewinn dar, der die eingesetzten Ressourcen für dieses zeitintensive Format mehr als wettmacht.

Mit der seit 1. November besetzten Stelle der internen Kommunikation in Fachbereich 9 steht die Stabsstelle Digitalisierung in regelmäßigem Austausch, um gemeinsam weitere Formate zu entwickeln und mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erreichen.

3. Quartal 2021


Intranet

Das Intranet der Stadt Bergisch Gladbach wurde um den Bereich „Digitalisierung“ erweitert. Neben der Funktion als Nachschlagewerk zur Selbstinformation beinhaltet die Intranetseite auch eine niederschwellige Abo-Funktion.

Auf der Intranetseite wird stetig und anlassbezogen über die mit der E-Government-Strategie verknüpften Themen informiert. Das Informationsangebot setzt Kürze und Verständlichkeit in den Fokus.

Über ein integriertes Formular können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt Bergisch Gladbach zudem anonym Anregungen und Vorschläge, aber auch Sorgen und Kritik äußern.

Zur Erhöhung der Reichweite trägt die regelmäßige Platzierung der Themen auf der Startseite des städtischen Intranetauftrittes bei. Diese ist als Standardseite in den Browsern der Verwaltungsrechner hinterlegt und wird somit von allen Mitarbeitenden gleichermaßen aufgerufen.

Azubi-Workshops

Im Rahmen der Einführungswoche der neuen Auszubildenden hat Stabsstelle Digitalisierung zwei Veranstaltungen in einem einstündigen Mini-Workshop-Format durchgeführt. In einer Mischung aus Präsentation und interaktiven Inhalten wurden insbesondere die Vorstellungen und Erwartungen der Auszubildenden im Reverse Mentoring-Ansatz mit den geplanten Maßnahmen der Verwaltungsdigitalisierung abgeglichen.

Offene Sprechstunde

Mit Unterstützung des Personalrates wurden zahlreiche an den Bereich Stabsstelle Digitalisierung gerichtete Fragen rund um die Digitalisierung zusammengetragen. Diese werden sukzessive in kleinen Beiträgen über das Intranet beantwortet.

Darüber hinaus wurde durch die Kooperation eine an alle Mitarbeitenden gerichtete Sprechstunde zum Thema Digitalisierung ins Leben gerufen. Diese findet am 20. September im virtuellen Rahmen statt und wird von der Stabsstelle Digitalisierung gemeinschaftlich mit dem Personalrat veranstaltet.