Digitalisierung im Alltag: was Vereine und Veranstaltende online erledigen können

Die Digitalisierung der Stadtverwaltung ist in Bergisch Gladbach kein Schlagwort, sondern eine Strategie mit Fahrplan. Die E-Government-Strategie benennt sechs Handlungsfelder und vierzehn Maßnahmen, von der digitalen Schriftgutverwaltung bis zum modernen Arbeiten, und der Sachstand zur Strategieumsetzung dokumentiert offen, wo die Umsetzung gerade steht. Das ist die Sicht der Verwaltung auf sich selbst. Was dabei bisher fehlt, ist die Gegenrichtung. Was kommt von alldem eigentlich bei denen an, die in dieser Stadt etwas auf die Beine stellen?

Diese Seite beantwortet die Frage an einem Beispiel, das viele kennen, nämlich der Organisation einer Veranstaltung. Ein Vereinsjubiläum, ein Straßenfest, ein Sommerfest der Kita. Der Weg dorthin führt an mehreren Stellen durch die Verwaltung und ein guter Teil davon lässt sich inzwischen online erledigen.

Was heute online geht

Der wichtigste Baustein ist das Serviceportal der Stadt. Über den Onlinezugang zu Verwaltungsdienstleistungen lassen sich Anträge digital stellen, ohne einen Termin im Stadthaus zu vereinbaren. Welches Anliegen bei welcher Stelle liegt, zeigt der Bürgerservice A-Z. Aus Sicht des Bundesinnenministeriums galten zum Stand Dezember 2022 rund die Hälfte der OZG-Leistungen der Stadt als online verfügbar.

Dazu kommt das Bezahlen. E-Payment steht im Serviceportal bereit, neben der klassischen Onlinezahlung wurde PayPal ergänzt. Wer eine Gebühr zu entrichten hat, muss dafür also weder überweisen noch vorbeikommen.

Für Veranstaltungen sind vor allem diese Punkte relevant.

Ein praktischer Hinweis zur Ordnungsbehörde. Sie ist für den allgemeinen Besucherverkehr geschlossen, Vorsprachen sind nach vorheriger Terminvereinbarung möglich. Einzureichende Unterlagen können in den Hausbriefkasten am Stadthaus eingeworfen werden. Wer früh anruft oder schreibt, spart sich damit den doppelten Weg.

Was sich bei der eigenen Planung digital lösen lässt

Der größere Hebel liegt oft gar nicht bei der Verwaltung, sondern in der eigenen Organisation. In vielen Vereinen hängt die Festplanung an einer Person, die alles im Kopf hat, und beim Wechsel im Vorstand beginnt die Arbeit von vorn. Drei Dinge helfen dagegen und keines davon kostet Geld.

Eine gemeinsame Aufgabenliste statt Zuruf. Wer macht was bis wann, für alle sichtbar. Das klingt banal und ist der häufigste Grund, warum am Festtag der Schlüssel für den Getränkewagen fehlt.

Anfragen schriftlich und vollständig. Datum, Uhrzeit von wann bis wann, Personenzahl, Art der Veranstaltung, Frage nach Catering und Technik in einer einzigen Nachricht. Wer nur nach Verfügbarkeit fragt, bekommt eine Rückfrage und verliert zwei Tage.

Die Unterlagen des Vorjahres aufheben. Kalkulation, Anbieterkontakte, Genehmigungen, was gut lief und was nicht. Ein Ordner, auf den der nächste Vorstand zugreifen kann, ist die wirksamste Digitalisierungsmaßnahme, die ein Verein aus eigener Kraft umsetzen kann.

Der zeitraubendste Teil ist meist die Suche nach dem Raum. Wer sich durch einzelne Websites klickt, hat nach zwei Abenden fünf Kontaktformulare ausgefüllt und weiß immer noch nicht, wer am Wunschtermin frei hat. Ein eigenes Verzeichnis von Veranstaltungsräumen führt die Stadt bisher nicht. Einen Überblick geben das Angebot Tagen und Feiern im Grünen der Das Bergische GmbH sowie Portale, auf denen sich Eventlocations in der Region mit Kapazität, Ausstattung und Ansprechpartnern vergleichen lassen. Für die Anfrage selbst gilt dann dasselbe wie beim Amt. Je vollständiger sie ist, desto schneller kommt die Antwort.

Was noch auf Papier läuft

Zur Ehrlichkeit gehört auch die andere Seite. Der Veranstaltungsplaner des Kulturbüros, also die Übersicht darüber, welche Veranstaltungen im Stadtgebiet bereits geplant sind, wird als PDF-Datei geführt. Wer die eigene Veranstaltung dort aufnehmen lassen möchte, schickt Datum, Uhrzeit, Veranstalter, Titel und Ort per E-Mail an das Kulturbüro. Für den Online-Terminkalender gibt es zusätzlich das Formular Termin vorschlagen.

Das ist kein Versäumnis, sondern eine Frage der Reihenfolge. Die Roadmap arbeitet sich seit 2021 durch die Handlungsfelder und die verwaltungsinternen Grundlagen kommen zuerst. Für Veranstaltende bedeutet es aber, dass dieser eine Schritt weiterhin eine Mail braucht. Er lohnt sich trotzdem. Ein Blick in die Übersicht vor der Terminfestlegung verhindert, dass zwei Feste am selben Samstag um dieselben Gäste konkurrieren.

Ein zweiter Punkt betrifft die Datenlage. Handlungsfeld 2.3 der Strategie sieht Open-Data-Lösungen vor, der Beginn ist für 2026 vorgesehen. Veranstaltungstermine gehören zu den Daten, die sich dafür besonders eignen. Sie sind öffentlich, sie betreffen keine schutzwürdigen Interessen und sie stiften sofort sichtbaren Nutzen, sobald sie maschinenlesbar vorliegen. Aus einer PDF-Liste würde dann ein Kalender, den Vereine, Portale und die Presse automatisch übernehmen können.

Wenn es ums Geld geht

Zwei Zahlen sind für ehrenamtlich Tätige wichtig. Die Ehrenamtspauschale liegt bei 960 Euro im Jahr, die Übungsleiterpauschale bei 3.300 Euro. Aufwandsentschädigungen bis zu diesen Grenzen sind für den Erhalt der Ehrenamtskarte Nordrhein-Westfalen unschädlich. 

Bei der Ehrenamtskarte selbst hat sich zum Jahreswechsel etwas geändert. Der Landtag Nordrhein-Westfalen hat am 18. Dezember 2025 beschlossen, die Zugangsvoraussetzung von 250 auf 200 Stunden im Jahr zu senken, also von fünf auf vier Stunden pro Woche. Die Stadt Bergisch Gladbach beteiligt sich seit Januar 2013 an der Karte. Den aktualisierten Antrag stellt das Ehrenamtsbüro bereit.

Anlaufstellen

• Kulturbüro für die Aufnahme in die Veranstaltungsübersicht
• Ordnungsbehörde im Stadthaus am Konrad-Adenauer-Platz 9 für Ausschank, Beschallung, Feuerwerk und Märkte, Vorsprache nach Terminvereinbarung
• Sondernutzung für Flächen im öffentlichen Raum, Plakatierung und Werbebanner
• Ehrenamtsbüro für Ehrenamtskarte, Ehrennadeln und Fragen rund um das Engagement
• Wirtschaftsförderung für Veranstaltungen mit gewerblichem Hintergrund

Häufige Fragen

Digitalisierung wird oft an Systemen gemessen, an Portalen, Schnittstellen und Reifegraden. Im Alltag entscheidet sich ihr Wert an einer einfacheren Frage. Hat jemand, der ein Fest für seinen Verein organisiert, am Ende weniger Wege als vor fünf Jahren? An einigen Stellen ist das schon so. An anderen liegt die Arbeit noch vor uns und die Roadmap benennt sie.