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Wie erreichen Bürgerinnen und Bürger das Bürgerbüro?

Wie gut telefonisch erreichbar ist das Bürgerbüro? Das war eine Anfrage des Seniorenbeirates im letzten Ausschuss für Infrastruktur und Umwelt, Sicherheit und Ordnung am vergangenen Dienstag, den 6. September, die nun zum Anlass genommen wird generell über dieses Thema zu informieren.

Seit August 2020 können beim Bürgerbüro der Stadt Bergisch Gladbach Termin online gebucht werden. Diese Praxis seit sich seit gut zwei Jahren bewährt, da die Wartezeiten reduziert und Zufriedenheit gesteigert werden konnte. Zudem sind die Bürgerinnen und Bürger auch besser auf ihren Besuch vorbereitet, da ihnen bei der Terminbuchung genau angegeben wird, was sie für das Anliegen an Dokumenten oder Ausweisen benötigen.

Die Terminvergabe hat auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorteile, da das Programm hinter der Terminbuchung die Zeit so berechnen kann, dass möglichst viele Anliegen an einem Tag verarbeitet werden können.

Telefonische Erreichbarkeit des Bürgerbüros

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bürgerbüros sind alle über die Sammelnummer 02202/14-2322 telefonisch erreichbar. Allerdings kann kein reiner Telefondienst eingerichtet werden, da dafür schlicht das Personal fehlt. Neben der Beratung der Bürgerinnen und Bürger vor Ort, versuchen die Mitarbeitenden so oft wie möglich ans Telefon zu gehen und telefonisch zu beraten. „Ich mache sehr oft Telefondienst und habe die Erfahrung gemacht, dass die Anzahl der Menschen, die keine Möglichkeit einer Terminbuchung haben, sehr gering ist“, sagt Frau Schütz, Leiterin des Bürgerbüros. „Als kleiner Tipp kann ich empfehlen, mittwochs zwischen 14 Uhr und 15 Uhr anzurufen, da wir dann keinen Publikumsverkehr haben“, so die Leiterin weiter.

Weitere Lösungsmöglichkeiten und Ausblick

Zurzeit können über die jetzige Telefonanlage keine Bandansagen eingespielt werden, die den Bürgerinnen und Bürger weiterhelfen könnten. Mit der neuen Telefonanalage soll dieses Problem gelöst werden. Die Anlage soll in den kommenden Monaten eingebaut werden und ist dann auch in der Lage Bandansagen einspielen zu lassen und eine bessere Verteilung der eingehenden Anrufe zulässt.

„Gerade für Seniorinnen und Senioren bieten wir ja auch die Mobilen Bürgerbüros in Refrath und in Bensberg an. Dort kann auf kurzen Weg alles beantragt werden, was auch im Bürgerbüro in der Stadtmitte möglich ist. Für die Pass- und Ausweisausgabe benötigt man weiterhin keinen Termin“, erläutert Frau Schütz die alternativen Möglichkeiten den Service des Bürgerbüros in Anspruch zu nehmen.