Aktuell sind einige Dienstleistungen und Services der Stadtverwaltung nur bedingt nutzbar. Grund dafür ist ein Cyber-Angriff auf die Südwestfalen-IT (SIT) Ende Oktober, von dem 72 Mitgliedskommunen, die die Dienste der SIT nutzen, betroffen sind. Da unbekannt ist, wann die SIT das Problem lösen kann, wurde der Stab für außergewöhnliche Ereignisse (SAE) einberufen, um sich frühzeitig auf einen möglichen längeren Ausfall vorzubereiten.
Die Bereiche mit besonderen Auswirkungen für Bürgerinnen und Bürger liegen im Standesamt und im Bürgerbüro vor. So sind Urkundenausstellungen im Standesamt aktuell nicht möglich. Ebenso können Anmeldungen zur Eheschließung nur eingeschränkt entgegengenommen werden und sind auf dringende Fälle beschränkt. Außerdem sind neue, verbindliche Terminreservierungen für die Eheschließung über den Online-Buchungskalender TKO derzeit nicht möglich. Bereits bestehende und vereinbarte Eheschließungstermine finden jedoch statt; Paare erhalten auch ihre Eheurkunde.
Neugeborenen-Beurkundungen finden ebenfalls weiterhin statt, allerdings wird es infolge der Nichtnutzbarkeit des Fachverfahrens zu längeren Bearbeitungszeiten kommen. Die Entgegennahme von namensrechtlichen Erklärungen ist auf fristgebundene, dringende Termine beschränkt. Sterbefallbeurkundungen werden zurückgestellt, Bescheinigungen hierüber jedoch ausgestellt und herausgegeben, damit alle Bestattungen stattfinden können.
Das Standesamt bittet die Bürgerinnen und Bürger in der aktuellen besonderen Situation nur in begründeten Ausnahmefällen um Kontaktaufnahme. Darüber hinaus bittet das Standesamt darum, von Sachstandsanfragen abzusehen.
Auch die Termine im Bürgerbüro für die kommenden Tage müssen abgesagt werden bzw. wurden bereits abgesagt. Die Bürgerinnen und Bürger werden bzw. wurden von den Mitarbeitenden des Bürgerbüros per Mail oder telefonisch informiert. Das Online-Terminportal des Bürgerbüros ist erreichbar, sodass dort ein Ersatztermin gebucht werden kann. Allerdings ist bislang nicht vorhersehbar, ob ein neuer Termin gehalten werden kann, oder ob die externe IT-Störung zu diesem Zeitpunkt noch weiterhin besteht. In dringenden Fällen und bei besonderen Problemstellungen ist das Bürgerbüro telefonisch (02202/142322) oder per Mail (buergerbuero@stadt-gl.de) erreichbar. Führungszeugnisse können online direkt beim Bundesamt für Justiz (www.bundesjustizamt.de) beantragt werden.
Die Außenstellen des Bürgerbüros in Bensberg und Refrath müssen infolge der nicht zur Verfügung stehenden IT-Anbindung an das notwenige Fachverfahren vorübergehend geschlossen bleiben.
Auch das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) der Stadt, welches für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr konzipiert ist und in erster Linie der rechtssicheren Kommunikation mit der Justiz sowie Anwälten und Notaren dient, ist vom aktuellen IT-Ausfall betroffen und steht für eine Nutzung derzeit nicht zur Verfügung. Versender erhalten ggf. keine Benachrichtigung über eine fehlgeschlagene Übermittlung. Ersatzweise ist die städtische Rechtsabteilung unter der zentralen Nr. 02202 / 14702315 per Telefax erreichbar, an die entsprechende Post gerichtet werden kann.
Auf Seiten des FB 2 Finanzen wurde eine Notlösung gefunden, wie die Zahlungen gegenüber Rechnungsstellern und Zahlungsempfängern trotzdem erfolgen können. Hierdurch kann es aber bei allen Bemühungen zu zeitlichen Verzögerungen kommen. Auch Lastschrifteinzüge (Abbuchungen) von Seiten der Stadtkasse werden aktuell nicht ausgeführt. Betroffene können leider nicht informiert werden.
Der SAE tagte zuletzt am Dienstag, den 7. November 2023. Er agiert als Krisenstab, der ermöglicht, die anfallenden Aufgaben in einer Krise schnell und zielgerichtet abzuarbeiten. In den vergangenen Jahren kam der SAE immer wieder zusammen, um Krisensituationen zu bewältigen, zum Beispiel während der Corona-Pandemie, beim Hochwasser im Sommer 2021 oder zuletzt bei der hohen Anzahl an Menschen, die aus der Ukraine geflohen sind und versorgt werden mussten.
„Wir nehmen das Problem sehr ernst. Deshalb wollen wir vorbereitet sein und behandeln das Thema mit höchster Priorität. Die Einberufung des SAE ist der erste wichtige Schritt, um zielführend zu einem guten Ergebnis zu kommen. Trotzdem hoffen wir weiterhin, dass die SIT die Probleme kurzfristig beheben kann, damit alle Services schnell wieder vollumfänglich zur Verfügung stehen“, erklärt Thore Eggert, Leiter des SAE.